“Programa de compliance” soa como algo que exige um departamento, um comitê e um manual de cem páginas. Numa empresa de cinco, dez ou vinte pessoas, ele cabe numa planilha, numa pasta bem organizada e em uma hora por mês de alguém responsável.
O que separa a empresa que está em dia da que vive apagando incêndio não é o tamanho do programa. É ter alguém dono de cada obrigação e um calendário que avisa antes do prazo. Este guia mostra como montar isso em seis passos.
- Comece pelo que a lei exige, não por políticas genéricas: impostos, folha, registros da empresa e regras de empregador.
- Cada obrigação precisa de um dono e de um lembrete com antecedência, não no dia do vencimento.
- Revise uma vez por ano e sempre que algo mudar: novo sócio, primeiro funcionário, venda para outra província.
1. Liste as obrigações da sua empresa
Antes de escrever qualquer política, faça o inventário do que a lei exige de você. Para a maioria das empresas pequenas no Canadá, a lista tem quatro blocos: declarações de GST/HST e da corporação, repasses e comprovantes da folha, relatórios anuais ao governo e as regras de quem contrata, como WSIB e normas de emprego. O nosso guia o que é compliance na prática tem a lista completa, com os prazos.
2. Dê um dono e uma data a cada item
Transforme a lista num calendário. Para cada obrigação, anote o prazo, quem é responsável e um lembrete duas semanas antes. Uma planilha simples resolve:
Obrigação | Prazo | Responsável | Lembrete |
Repasse da folha | Dia 15 de cada mês | Contador | Dia 10 |
T4 e T4 Summary | Último dia de fevereiro | Contador | 1º de fevereiro |
T2 e relatório anual de Ontário | 6 meses após o fechamento | Contador e sócio | 1 mês antes |
Atualizar o registro de controladores (ISC) | 15 dias após qualquer mudança | Sócio | Na assinatura da mudança |
O ponto que mais falha em empresas pequenas é o “responsável: todo mundo”. Quando todos são donos, ninguém é.
3. Organize os documentos
A CRA pode pedir documentos de até seis anos atrás, e alguns, como o livro de ações, devem ser guardados enquanto a empresa existir. Na prática:
- Conta bancária e cartão da empresa separados dos pessoais.
- Notas e recibos digitalizados todo mês, numa pasta por ano.
- Contratos, atas e o registro de controladores num lugar só, com cópia de segurança.
Sem as notas, o crédito do GST/HST pago nas compras não se sustenta numa revisão. Organizar é, literalmente, dinheiro.
4. Escreva só as políticas que você vai usar
Uma empresa pequena não precisa de um código de conduta extenso. Precisa de poucas regras claras, por escrito, sobre o que realmente acontece no dia a dia:
- Despesas: o que a empresa paga, quem aprova e qual comprovante é exigido.
- Dados de clientes: o que se coleta, onde fica guardado e quem acessa. Fora de Alberta, British Columbia e Quebec, vale a PIPEDA; no Quebec, a Lei 25.
- Conflito de interesses e presentes: até que valor se aceita e quando é preciso avisar.
- Corrupção: quem faz negócios com o setor público, no Canadá ou no exterior, precisa de uma regra explícita. No Brasil, a Lei Anticorrupção responsabiliza a própria empresa. Veja o artigo da nossa equipe sobre compliance em empresas pequenas.
5. Cuide das pessoas
A maior parte das obrigações de empregador aparece no primeiro dia de cada contratação. Monte um roteiro de admissão: formulários TD1, registro no WSIB quando for o primeiro funcionário, cópia do guia de normas de emprego de Ontário em até 30 dias e, com 25 funcionários ou mais, as informações da vaga por escrito antes do primeiro dia. Dê também um canal para alguém relatar um problema sem medo: pode ser um e-mail direto para o sócio.
6. Revise uma vez por ano, e quando algo mudar
Marque uma revisão anual, de preferência logo depois do fechamento do exercício, para conferir se o calendário foi cumprido e se algo mudou na lei. E revise fora de época sempre que a empresa mudar: entrada ou saída de sócio, primeiro funcionário, passar de CAD 30.000 em vendas, começar a vender para outra província ou abrir uma filial.
A MB Tax cuida do calendário fiscal e da folha das empresas que atende, e ajuda a montar o restante. Se quiser ver o que acontece quando essas obrigações ficam para trás, leia os 4 problemas de uma empresa sem compliance.
Quer ver todos os prazos de uma vez? Leia o que é compliance na prática.
Perguntas Frequentes (FAQ)
Precisa, mas não de um programa grande. Basta uma lista das obrigações legais, um calendário com um responsável para cada item, documentos organizados e poucas políticas escritas.
Pelo que a lei exige: declarações de GST/HST e da corporação, repasses e comprovantes da folha, relatórios anuais ao governo e as regras de quem contrata.
Seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem. Alguns registros, como o livro de ações, enquanto a empresa existir.
As que refletem o dia a dia: despesas, dados de clientes, conflito de interesses e presentes, e corrupção, se a empresa lida com o setor público.
Uma vez por ano, logo depois do fechamento do exercício, e sempre que algo mudar na empresa, como a entrada de um sócio ou o primeiro funcionário.
