Compliance parece coisa de empresa grande: código de ética, canal de denúncia, departamento próprio. Numa empresa pequena no Canadá, compliance é bem mais concreto. É um calendário.
Uma declaração de GST/HST aqui, os T4 dos funcionários no fim de fevereiro, a declaração da corporação seis meses depois do fechamento do ano, um relatório anual ao governo que quase ninguém lembra que existe. A maior parte das multas que pequenas empresas pagam no Canadá não vem de fraude. Vem de prazo perdido.
Este guia mostra o que compliance quer dizer na prática para uma empresa pequena, prazo por prazo, com o que mudou em 2025 e 2026.
- Compliance, numa empresa pequena, é cumprir quatro blocos de obrigações: impostos, folha de pagamento, registros da empresa no governo e regras de empregador.
- Os erros mais caros são silenciosos. Remessa da folha com mais de 7 dias de atraso custa 10% de multa. Relatório anual esquecido pode levar à dissolução da empresa.
- Três novidades recentes: o registro federal de controladores (ISC) agora é público, Ontário mudou as regras de contratação e o relatório de acessibilidade vence em 31 de dezembro de 2026.
Impostos: GST/HST
O registro no GST/HST passa a ser obrigatório quando a empresa deixa de ser small supplier, ou seja, quando as vendas tributáveis passam de CAD 30.000 em um trimestre ou na soma dos últimos quatro trimestres. A partir daí, você tem 29 dias, contados da data efetiva do registro, para se registrar e começar a cobrar o imposto.
A frequência de entrega depende do faturamento anual:
Faturamento anual | Frequência e prazo |
Até CAD 1,5 milhão | Anual, trimestral ou mensal, à escolha. A anual vence 3 meses após o fim do exercício |
De CAD 1,5 milhão a CAD 6 milhões | Trimestral ou mensal, 1 mês após o período |
Acima de CAD 6 milhões | Mensal, 1 mês após o período |
Autônomo com exercício no ano civil e entrega anual tem até 15 de junho para entregar, mas o imposto vence em 30 de abril. A declaração é obrigatória mesmo sem movimento no período, e quase todos os registrados precisam entregá-la pela internet. Veja mais no nosso guia sobre GST e HST no Canadá.
Impostos: a declaração da corporação
- T2: entregue até 6 meses após o fim do exercício.
- Saldo do imposto: vence 2 meses após o fim do exercício, ou 3 meses para a CCPC que usa a small business deduction e cumpre as condições. Ou seja, o imposto vence antes da declaração.
- Parcelas mensais: obrigatórias quando o imposto federal do ano ou do anterior passa de CAD 3.000. A CCPC elegível pode pagar por trimestre.
Folha de pagamento
Quem tem funcionário retém imposto, CPP e EI no salário e repassa à CRA. Para a maioria das pequenas empresas, o repasse vence no dia 15 do mês seguinte ao pagamento. A multa por atraso sobe rápido:
Atraso no repasse | Multa |
1 a 3 dias | 3% |
4 a 5 dias | 5% |
6 a 7 dias | 7% |
Mais de 7 dias, ou nada repassado | 10% |
Em geral a multa só incide sobre o valor acima de CAD 500. Na reincidência no mesmo ano, com negligência grave, ela chega a 20%.
Os comprovantes anuais, T4, T4A e o resumo T4 Summary, vencem no último dia de fevereiro. Quando um funcionário sai ou fica sete dias seguidos sem trabalhar e sem receber, a empresa emite o Record of Employment (ROE), em geral em até 5 dias após o fim do período de pagamento. Mais detalhes no nosso guia de folha de pagamento no Canadá.
Os registros da empresa no governo
Além da CRA, a empresa presta contas ao órgão onde foi constituída.
Corporação federal (CBCA). O relatório anual vai para a Corporations Canada em até 60 dias após o aniversário da constituição. Desde 22 de janeiro de 2024, ele inclui as pessoas com controle significativo (ISC): quem detém, direta ou indiretamente, uma fatia relevante da empresa. Mudanças nesse registro precisam ser informadas em até 15 dias. Parte dessas informações fica aberta ao público, como nome e tipo de controle. Quem não entrega pode ter a empresa dissolvida e pagar multa de até CAD 100.000.
Corporação de Ontário. O relatório anual vai para o Ontario Business Registry em até 6 meses após o fim do exercício, separado da T2 desde 2021. O registro de ISC também é obrigatório, mas fica guardado na sede da empresa e não é enviado ao governo. Ele deve ser atualizado todo ano e em até 15 dias após qualquer mudança.
Obrigações de quem contrata
- WSIB (Ontário): registro em até 10 dias após contratar o primeiro funcionário. Em New Brunswick, a cobertura da WorkSafeNB é obrigatória a partir de 3 trabalhadores.
- Lei de normas de emprego: o pôster do ESA não precisa mais ficar na parede, mas cada funcionário deve receber uma cópia em até 30 dias da contratação. Os pôsteres de saúde e segurança continuam obrigatórios no local de trabalho.
- Empresas com 25 ou mais funcionários em Ontário: desde julho de 2025, o contratado recebe por escrito, antes do primeiro dia, salário, jornada e local. Desde janeiro de 2026, os anúncios de vaga trazem a faixa salarial, avisam se usam inteligência artificial na seleção e não podem exigir “experiência canadense”. O candidato entrevistado deve ter um retorno em até 45 dias.
- Acessibilidade (AODA): empresas com 20 ou mais funcionários em Ontário entregam um relatório de conformidade a cada 3 anos. O próximo vence em 31 de dezembro de 2026.
Privacidade dos dados de clientes
Empresas privadas que coletam dados pessoais em atividade comercial seguem a PIPEDA, a lei federal de privacidade, fora de Alberta, British Columbia e Quebec, que têm leis próprias. No Quebec vale a Lei 25, em vigor por etapas desde 2022. Em junho de 2026 o governo federal apresentou o projeto C-36 para substituir a PIPEDA, mas ele ainda não é lei.
Quanto tempo guardar os documentos
Seis anos contados do fim do último ano fiscal a que os documentos se referem. Se a declaração foi entregue com atraso, os seis anos contam da data de entrega. Alguns registros precisam ser guardados enquanto a empresa existir, como o livro de ações.
O calendário de uma corporação com exercício em 31 de dezembro
Quando | O que vence |
Todo dia 15 | Repasse da folha do mês anterior |
Último dia de fevereiro | T4, T4A e T4 Summary; saldo do imposto da corporação, se não for CCPC elegível |
31 de março | GST/HST anual; saldo do imposto da CCPC elegível |
30 de junho | T2 e relatório anual de Ontário |
60 dias após o aniversário | Relatório anual e ISC na Corporations Canada, se a empresa for federal |
31 de dezembro de 2026 | Relatório de acessibilidade AODA, com 20 ou mais funcionários |
Quem quer ir além do calendário e montar políticas internas encontra o passo a passo no nosso guia sobre como montar um programa de compliance. A MB Tax cuida de GST/HST, folha, T2 e dos relatórios anuais das empresas que atendemos. Se você não tem certeza de que está em dia, uma conversa com a nossa equipe resolve.
Quer entender o que acontece quando essas obrigações ficam para trás? Leia 4 problemas que uma empresa enfrenta sem compliance.
Perguntas Frequentes (FAQ)
É cumprir as obrigações legais e fiscais dentro do prazo: declarações de GST/HST e da corporação, repasses e comprovantes da folha, relatórios anuais ao governo e as regras de quem contrata, como WSIB e normas de emprego.
Quando as vendas tributáveis passam de CAD 30.000 em um trimestre ou na soma dos últimos quatro trimestres. A partir daí, há 29 dias, contados da data efetiva do registro, para se registrar.
De 3% a 10% do valor, conforme os dias de atraso: 3% até 3 dias, 5% até 5, 7% até 7 e 10% acima disso. Em geral incide só sobre o valor acima de CAD 500.
É a lista das pessoas com controle significativo sobre a empresa. Corporações federais entregam essa lista à Corporations Canada desde janeiro de 2024, e parte dela é pública. Corporações de Ontário mantêm o registro na sede, sem enviar ao governo.
Seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem. Alguns registros, como o livro de ações, devem ser guardados enquanto a empresa existir.
