Contratar o primeiro funcionário no Canadá não é só pagar um salário. A partir daquele dia, a empresa passa a reter imposto e contribuições, repassar à CRA todo mês, emitir comprovantes no fim do ano e seguir as regras de trabalho da província. Cada uma dessas etapas tem prazo, e o atraso gera multa desde o primeiro dia.
Este guia mostra o que a empresa precisa acertar, do primeiro contracheque ao fechamento do ano, com os números de 2026 e as regras de Ontário.
- Um funcionário custa mais que o salário: a empresa paga a sua parte do CPP e 1,4 vez o EI do empregado.
- O repasse vence no dia 15 do mês seguinte para a maioria das pequenas empresas, e um atraso de mais de 7 dias custa 10%.
- O salário mínimo de Ontário sobe para CAD 17,95 em 1º de outubro de 2026.
Antes do primeiro pagamento
- Conta de folha na CRA: a conta de payroll (RP) é aberta no Business Number da empresa.
- Formulários TD1: cada funcionário preenche o federal e o provincial ao começar. Eles definem quanto imposto reter.
- WSIB: em Ontário, registro em até 10 dias depois de contratar o primeiro trabalhador.
- Informações ao funcionário: uma cópia do guia de normas de emprego de Ontário em até 30 dias. Empresas com 25 ou mais funcionários também entregam, por escrito e antes do primeiro dia, salário, jornada e local de trabalho.
O que sai de cada contracheque
Retenção | Funcionário, em 2026 | Empresa paga, além disso |
Imposto de renda | Pelas tabelas da CRA e o TD1 | Nada |
CPP | 5,95% entre CAD 3.500 e CAD 74.600 | O mesmo valor |
CPP2 | 4% entre CAD 74.600 e CAD 85.000 | O mesmo valor |
EI | 1,63% até CAD 68.900 | 1,4 vez o valor do funcionário |
Um exemplo: um salário de CAD 50.000 custa à empresa mais CAD 2.766,75 de CPP e CAD 1.141 de EI, ou cerca de CAD 53.900 no total. São quase 8% a mais, antes do WSIB, que varia com o setor, e de eventuais benefícios.
Quando repassar
O prazo depende do valor médio que a empresa retém por mês. A CRA informa a categoria de cada empresa:
Categoria | Quem é |
Trimestral | Empresas pequenas com histórico perfeito: menos de CAD 3.000 retidos por mês e 12 meses sem atraso |
Regular, até o dia 15 do mês seguinte | Menos de CAD 25.000 retidos por mês, em média. É o caso da maioria |
Acelerada 1 | De CAD 25.000 a CAD 99.999,99 por mês |
Acelerada 2 | A partir de CAD 100.000 por mês |
A multa por atraso é de 3% a 10%, conforme os dias. A tabela completa está no guia de compliance na prática.
As regras de Ontário
- Salário mínimo: CAD 17,60 por hora desde 1º de outubro de 2025, e CAD 17,95 a partir de 1º de outubro de 2026. Para estudantes menores de 18 anos, CAD 16,60 e depois CAD 16,90.
- Férias: 2 semanas e 4% de férias pagas para quem tem menos de 5 anos na empresa. A partir de 5 anos, 3 semanas e 6%.
- Feriados: 9 por ano. New Year’s Day, Family Day, Good Friday, Victoria Day, Canada Day, Labour Day, Thanksgiving, Christmas e Boxing Day.
- Employer Health Tax: empresas privadas com folha em Ontário de até CAD 5 milhões têm isenção sobre o primeiro CAD 1 milhão de folha. Na prática, uma empresa pequena não paga.
O fechamento do ano
Até o último dia de fevereiro, a empresa entrega o T4 de cada funcionário e o resumo T4 Summary. Quando alguém sai ou fica sete dias seguidos sem trabalhar e sem receber, a empresa emite o Record of Employment (ROE), em geral em até 5 dias após o fim do período de pagamento. Os registros da folha precisam ser guardados por 6 anos.
A MB Tax cuida da folha das empresas que atende, dos repasses ao T4. Se você está abrindo o negócio agora, veja também o guia sobre abrir empresa no Canadá.
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Perguntas Frequentes (FAQ)
A empresa paga a mesma contribuição de CPP do funcionário e 1,4 vez o EI dele. Num salário de CAD 50.000 em 2026, são cerca de CAD 3.900 a mais, antes do WSIB e de benefícios.
Para a maioria das pequenas empresas, até o dia 15 do mês seguinte ao pagamento. Empresas muito pequenas com histórico perfeito podem repassar por trimestre.
CAD 17,60 por hora desde 1º de outubro de 2025 e CAD 17,95 a partir de 1º de outubro de 2026.
2 semanas e 4% de férias pagas com menos de 5 anos na empresa, e 3 semanas e 6% a partir de 5 anos.
No último dia de fevereiro, junto com o T4 Summary.
